質(zhì)量管理體系中的文件控制是確保產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)提供過程中文件的有效性和受控狀態(tài)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
以下是對質(zhì)量管理體系文件控制管理的詳細闡述：
一、文件管理部門
文件管理部門的歸屬并不固定，具體要看公司的組織架構(gòu)和實際需求。常見的文件管理部門包括：
質(zhì)量部：最常見的管理部門，尤其是在以產(chǎn)品和服務(wù)為核心的企業(yè)。
人力資源部：涉及公司制度、流程規(guī)范等文件。
技術(shù)部：負責管理工程規(guī)范、技術(shù)標準等專業(yè)性文件。
二、體系文件種類
體系文件種類繁多，通常可以分為以下幾類：
質(zhì)量手冊：是體系運行的綱領(lǐng)性文件，涵蓋體系范圍、流程、相互作用等關(guān)鍵內(nèi)容。例如，IATF 16949明確要求企業(yè)必須有質(zhì)量手冊。
程序文件：具體規(guī)定各項操作流程和職責分工，確保體系在日常工作中有序運行。
操作規(guī)程：詳細描述如何執(zhí)行某項具體操作，通常與生產(chǎn)、服務(wù)相關(guān)。
記錄表單：記錄執(zhí)行結(jié)果，作為合規(guī)性的證據(jù)。
外來文件：包括客戶要求、法規(guī)標準、供應(yīng)商協(xié)議等，通常涉及外部輸入的關(guān)鍵信息。
三、文件控制管理措施
文件的編碼及格式：
制定統(tǒng)一的文件編碼和格式標準，包括文件履歷、目的、范圍等，以便于文件的識別、追蹤和管理。
文件的編制、審批和發(fā)布：
由具備相應(yīng)能力的人員進行文件的編制，確保文件內(nèi)容的準確性和完整性。
文件的審批應(yīng)嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進行，確保文件的合規(guī)性和有效性。
文件發(fā)布前，應(yīng)進行審批和簽字確認，確保文件內(nèi)容得到認可。
文件的分發(fā)：
制定文件分發(fā)清單，明確文件的分發(fā)范圍和分發(fā)對象。
通過審批后的文件分發(fā)清單進行分發(fā)，確保文件只發(fā)放給需要的人員。
分發(fā)后，應(yīng)要求接收人員簽收，以確認文件的接收和保管責任。
文件的標識：
為每份文件賦予唯一編號，以便于識別和追蹤。
在文件上加蓋“受控”“有效”等印章，以表示文件的受控狀態(tài)和有效性。
文件的變更：
當文件需要變更時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行審批和修改。
變更后的文件應(yīng)進行重新審批和發(fā)布，以確保文件的準確性和有效性。
對于變更的內(nèi)容，應(yīng)做好版本管理，確保新舊版本的順利過渡。
文件的作廢和回收：
當文件作廢時，應(yīng)及時通知相關(guān)人員，并收回作廢文件。
作廢文件應(yīng)進行銷毀處理，以防止誤用。
對于回收的作廢文件，應(yīng)做好登記和記錄。
文件的歸檔和保存：
制定文件歸檔和保存的規(guī)定，明確文件的保存期限和保存地點。
對重要的文件進行備份和存檔，以防止文件丟失或損壞。
定期對文件進行整理和檢查，確保文件的完整性和可讀性。
權(quán)限管理：
設(shè)置文件的訪問權(quán)限，確保只有與工作相關(guān)的人員才能獲取相應(yīng)信息。
在電子文檔管理中，應(yīng)嚴格控制訪問權(quán)限，防止不相關(guān)人員誤操作或泄露敏感信息。
電子化管理：
盡可能使用電子文件管理系統(tǒng)（EDMS），實現(xiàn)自動化的版本控制、權(quán)限管理和流程審批。
電子化管理可以提高文件管理的效率，減少人為錯誤和紙質(zhì)文件的浪費。
定期審查和更新：
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，文件內(nèi)容也需要不斷調(diào)整和更新。
定期對文件進行審查和更新，確保文件的準確性和有效性。
四、注意事項
合理確定審批權(quán)限：
企業(yè)應(yīng)合理確定各類文件的審批權(quán)限，避免領(lǐng)導審批過多文件而導致審批效率低下或質(zhì)量不高。
注重文件細節(jié)：
文件的封面、格式、頁碼等細節(jié)應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，以提高文件的專業(yè)性和可讀性。
加強培訓和宣傳：
企業(yè)應(yīng)加強對員工的文件控制培訓，提高員工的文件控制意識和能力。
同時，通過宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站等方式宣傳文件控制的重要性，營造良好的文件控制氛圍。
